Jak powinno wyglądać profesjonalne niszczenie dokumentów – jakie firmy robią to profesjonalnie?

Na rynku działa wiele firm trudniących się niszczeniem dokumentów. Jeśli twój zakład potrzebuje tego typu usługi, powinieneś wiedzieć, jak wygląda kompetentne przeprowadzanie tego procesu, aby zdecydować się na firmę, która zrobi to właściwie. Pierwszym istotnym elementem jest samo akceptowanie zamówienia.

niszczarka dokumentów

Autor: Mace Ojala
Źródło: http://www.flickr.com
Spółka, z której propozycji zamierzamy skorzystać, powinna ustalić wspólnie z klientem najwłaściwszy dla obu stron czas. Dokumenty mogą odbierać jedynie specjalnie przyszykowane do tego pojazdy. Nie mogą to być zwyczajne auta, lecz transport posiadający odpowiednie zabezpieczenia. Najlepiej jest, gdy klient nie musi się martwić kosztami transportu, lecz jest to wliczone w należność za całą usługę. Dzięki temu ceny nie podnoszą również wtedy, gdy do klienta trzeba dojechać odrobinę dalej, m.in. za miasto, a firma natomiast umiejscowiona jest w centrum. Następną ważną czynnością jest samo zapakowywanie dokumentów. Niektóre firmy domagają się pousuwania spinaczy oraz koszulek, więc warto jest się zorientować, czy tak jest również w firmie, z którą zamierzamy współpracować. Lepiej, żeby tak nie było, albowiem wiąże się to z niemałym nakładem pracy dla klienta. A tak wystarczy tylko zapakować dokumenty do właściwych pojemników czy worków, które po przyjeździe wynajętej firmy będą zaplombowane.

Musimy mieć na względzie protokół odbioru dokumentów, by w razie wypadku lub innej nieplanowanej sytuacji wszystko było na papierze. Właściwe niszczenie – serwis www – dokumentów musi być przeprowadzane w pomieszczeniu, do którego posiadają wstęp wyłącznie osoby do tego uprawnione. Dzięki temu klienci mają pewność, że żadne istotne dla nich informacje nie wypłyną i np. nowe projekty nie zostaną poznane przez konkurentów. Większość firm zapewnia dostarczenie taśm z przeprowadzonego procesu niszczenia dokumentów, co pozwala sprawdzić, iż wszystko było zrealizowane zgodnie z określonymi regułami oraz procedurami, które uprzednio poznali – więcej na temat utylizacji dokumentów. Ostatecznie klienci dostają również protokół z wykonania usługi, jaki potwierdza jej rzetelność.

Jeśli w takim razie interesuje cię utylizacja dokumentów, teraz już masz świadomość, w jaki sposób ma wyglądać rzetelne niszczenie. Wybierz pewną firmę, a wszystko pójdzie zgodnie z planem i będziesz mógł kontynuować dłuższą współpracę, która będzie korzystna dla każdej ze stron.